1. laminiranje (laminiranje)
Kaj je laminirajoče?
Laminiranje (imenovano tudi laminiranje) vključuje umestitev dokumentov v laminirajoč film in nato z uporabo laminatorja za ogrevanje in stiskanje skupaj, "tesnjenje" papirja znotraj filma. Ta metoda je vodoodporna, guba - dokaz in raztrga - odporna.
Primerne vrste dokumentov:
Potrdila, nagrade
Kartice zaposlenih, delovna dovoljenja
Meniji, gradivo za usposabljanje
Prednosti:
Vodoodporen, madež - odporen in zložljivo - odporen
Močnejši, bolj rafiniran videz
Nizki stroški in enostavni za uporabo
2. Mape datotek in organizatorji datotek
Obstaja veliko vrst map datotek:
Dve - vezi obroča / tri - obročni vezi
Ziplock torbe
Vstavite organizatorje datotek
Primerne vrste dokumentov:
Poročila, pogodbe, pravila in predpisi
Projektni materiali, zapisniki sestankov
Vse vrste papirnatih dokumentov A4
Prednosti:
Jasna klasifikacija in enostavno vložitev
Ponovna uporaba
Cenovno ugodni stroški in različni slogi
3. Elektronsko skeniranje in varnostno kopiranje
Opis metode:
Uporabite skener ali kamero za pretvorbo papirnatih dokumentov v elektronske različice in jih shranite v storitev v oblaku, USB pogon ali strežnik podjetja. Priporočena kombinacija:
Dvojni papir in elektronsko shranjevanje
Šifrirane stisnjene datoteke, nadzor dostopa
Prednosti:
Preprečuje izgubo in škodo
Enostavno najti in deliti
Shranjevanje papirnatega prostora
4. Vodoodporni datotečni vrečke/ognjevalne torbe
Primerno za:
Prenašajo pomembne dokumente na poti
Shranjevanje dolgih - terminskih dokumentov
Prednosti:
Vodoodporen in ognjevarni material
Močno zadrga
Nekateri s kombiniranimi ključavnicami za dodatno varnost
5. Zapečatene datotečne vrečke/škatle
Uporaba:
Primerno za shranjevanje težkih ali več - kategoriziranih dokumentov, kot so pogodbe, dokumenti odjemalcev in datotek osebja.
Značilnosti:
Velika zmogljivost
Lahko označimo in razvrstimo
Različni materiali: papir, plastika, Oxford krpo itd.
6. Zbiranje zaupnih dokumentov
Poleg zaščite dokumentov je pomembno tudi, da se naučite, kako jih varno uničiti. Dokumenti zaupnih ali zasebnih podjetij ne smete neprevidno zavreči; Morali bi jih razrezati.